Manual de Asana

Cómo usar este manual

Está dividido en dos bloques. Los capítulos 1 a 22 explican qué es cada parte de Asana, dónde está y cómo se usa. Los capítulos 23 a 30 convierten ese conocimiento en una especificación para construir un producto propio. Al final de cada capítulo de uso hay un recuadro Para replicar con lo que tu proyecto necesitaría.

1. Qué es Asana y cómo se organiza

Asana es una plataforma de gestión del trabajo en equipo. Su idea central es conectar cuatro niveles: qué se quiere lograr (objetivos), qué grupos de iniciativas existen (portafolios), cada iniciativa (proyectos) y cada acción concreta (tareas). La propia ayuda de Asana lo presenta como la "estructura de Asana" (Asana hierarchy). Verificado

Organización (dominio de email)
 └─ Equipo
     └─ Objetivo ──► Portafolio ──► Proyecto ──► Sección ──► Tarea ──► Subtarea
                                        │
                                        ├─ Vistas: Resumen · Lista · Tablero · Cronograma · Panel · Calendario · Archivos
                                        └─ Campos · Reglas · Formularios · Plantillas

Glosario mínimo

2. La interfaz: dónde está cada cosa

La pantalla tiene cuatro zonas fijas. Verificado

1. Riel principal (izquierda, estrecho): Trabajo, Agentes, Estrategia, Conocimientos, Personas y "Más" (que abre StackAI by Asana y "Personalizar navegación").
2. Barra lateral de sección: cambia según el riel. En Trabajo: Inicio, Bandeja de entrada, Mis tareas, Proyectos, Portafolios y la lista de proyectos propios. En Estrategia: Objetivos, Informes, Recursos y una lista de recientes.
3. Barra superior: botón rojo Crear, buscador global (Ctrl K) y el botón Trabajar con Dash (asistente de IA).
4. Área de contenido y paneles laterales que se abren a la derecha (detalle de tarea, Personalizar, Opciones de vista).

El menú Crear

3. Inicio

Pantalla de entrada. Muestra saludo con fecha, un selector de plazo (Mi semana) con contadores de tareas finalizadas y colaboradores, y widgets: Mis tareas (pestañas Próximas, Con retraso, Finalizadas), Proyectos (recientes + "Crear proyecto") y Aprende a usar Asana. Se pueden Agregar widgets. También muestra banners de producto (p.ej. AI Meetings). Verificado

Cómo se usa

1. Entra por Inicio en la barra lateral.
2. Cambia "Mi semana" para ajustar el período de los contadores.
3. Pulsa Agregar widgets para personalizar el panel.
4. Abre una tarea desde Mis tareas o un proyecto desde Proyectos.

4. Mis tareas

Lista personal de todo lo asignado al usuario, de todos los proyectos. Organizada en secciones propias: Asignadas recientemente, Para hacer hoy, Para hacer la próxima semana, Para hacer más tarde. Columnas: Nombre, Fecha de entrega, Colaboradores, Proyectos, Visibilidad de la tarea. Pestañas: Lista, Tablero, Calendario, Panel, Archivos. Verificado

Cómo se usa

1. Abre Mis tareas.
2. Arrastra una tarea a "Para hacer hoy" para planificar tu día.
3. Usa Filtrar / Ordenar / Agrupar / Opciones sobre la lista.
4. Cambia de vista con las pestañas.

5. Bandeja de entrada

Centro de notificaciones. Pestañas Actividad, Favoritos, Archivo, @Mencionado; controles Filtrar, Ordenar: Más recientes y Densidad: Detallado; botón Gestionar las notificaciones. Cuando no hay nada muestra "¡Hurra! Estás al día". Verificado

6. Búsqueda

Buscador global en la barra superior (Ctrl K). Los resultados se separan en pestañas por tipo, con el número de coincidencias: Tareas, Mensajes, Proyectos, Portafolios, Objetivos, Páginas, Plantillas de estado, Expedientes, Tablas. Cada pestaña tiene filtros propios (en Proyectos: Ubicado, Encargado, Miembros, Estado, Más filtros) y orden por relevancia. Verificado

7. Crear un proyecto

Un proyecto se crea desde Crear → Proyecto, Proyectos → Nuevo proyecto o portafolio → Nuevo proyecto, o Crear proyecto en Inicio. Abre la Galería de plantillas con cuatro caminos: Proyecto en blanco, plantilla, Crear con IA e Importar. Las plantillas se clasifican en Para ti, Mi organización, Marketing, Operaciones y PMO, Productividad, Fabricación, Servicios profesionales y hay recomendaciones por rol (en la cuenta: plantillas para ingenieros de software: Sprint backlog, Bug tracker, Feature requests, Code review queue, Technical debt tracker, Deployment schedule, Architecture decisions, Onboarding resources). Verificado

Cómo se usa

1. Pulsa Crear → Proyecto.
2. Elige una plantilla, "Crear con IA" o "Proyecto en blanco".
3. Ponle nombre y decide privacidad y vista predeterminada (Tablero, Lista, Calendario o Cronograma).
4. Agrega secciones y tareas.

8. Resumen del proyecto

Primera pestaña de cada proyecto. Contiene: Resumen creado con IA (privado para ti; incluye Actividad reciente e Informe de riesgos, con opción de recibir actualizaciones periódicas), Descripción del proyecto, Roles en el proyecto (miembros y encargado) y, a la derecha, la pregunta "¿Cuál es el estado?" con tres valores: ● En curso, ● En riesgo, ● Con retraso, además de la fecha de entrega del proyecto. Verificado

9. Las vistas del proyecto

Los datos de un proyecto se ven por pestañas: Resumen, Lista, Tablero, Cronograma, Panel, Calendario y Archivos. El botón + permite agregar más vistas. Todas muestran las mismas tareas con distinta forma. Comunes a casi todas: Agregar tarea, Filtrar, Ordenar, Agrupar, Opciones. Verificado

9.1 Lista

Tabla con secciones desplegables. Columnas: Nombre, Responsable, Fecha de entrega y los campos del proyecto (aquí: Tipo de tarea, Esfuerzo estimado). El + al final de la cabecera agrega columnas.

9.2 Tablero (Kanban)

Una columna por sección (Por hacer, En desarrollo, En revisión) con tarjetas que muestran título, etiquetas de campos, responsable y fecha. "Agregar sección" crea una columna nueva. Se arrastran tarjetas entre columnas.

9.3 Cronograma (Gantt)

Barras sobre una escala de días, agrupadas por sección, con controles de zoom (Días, −, +) y botones Hoy y navegación. Cada barra abarca desde la fecha de inicio hasta la de entrega. Es el soporte visual de las dependencias.

9.4 Calendario

Calendario mensual con las tareas como barras entre su fecha de inicio y de entrega; Hoy, navegación por mes y zoom Meses.

9.5 Archivos

Galería de todos los adjuntos de tareas y mensajes del proyecto, con Agregar archivo.

10. La tarea en detalle

Al hacer clic en una tarea se abre un panel lateral sin salir de la vista. Campos observados: Responsable (con "Asignadas recientemente"), Fecha de entrega (admite rango), Dependencias (Agregar dependencias), Proyectos (la tarea puede pertenecer a varios), campos personalizados, Descripción, Subtareas (Agregar subtarea), y una caja de comentarios con @menciones, emoji y adjuntos. Arriba: Marcar como finalizada, colaboradores, Compartir, "me gusta", copiar enlace, ampliar y menú …. Un aviso indica la privacidad: "Esta tarea es privada para los miembros de este proyecto" con botón Hacer público. Verificado

Cómo se usa

1. Haz clic en el título de una tarea.
2. Asigna responsable y fecha.
3. Completa los campos (Tipo, Esfuerzo…).
4. Agrega subtareas, dependencias y comentarios.
5. Pulsa Marcar como finalizada.

11. Personalizar un proyecto: campos, reglas, formularios

El botón Personalizar (arriba a la derecha) abre un panel con las funciones del flujo de trabajo del proyecto. Verificado

Por verificarEl comportamiento interno de Emails, Paquetes y Tipos de tarea no se abrió; la descripción se infiere del nombre.

12. Filtrar, ordenar, agrupar y opciones de vista

Cada vista tiene una barra con Filtrar (con contador, p.ej. "Filtros: 1"), Ordenar, Agrupar y Opciones. Esta última abre el panel de la vista: ícono, nombre, Opciones de diseño, Zoom (en Calendario: Meses) y Filtros. La Bandeja añade Densidad. Verificado

Los filtros se reflejan en la URL (p.ej. parámetros filter_…, sort, type), lo que permite compartir una vista filtrada con un enlace.

13. Compartir y permisos

El botón Compartir abre un diálogo con: Invitación por email (personas, correos o equipos con rol, p.ej. Editor), casilla "Enviar notificaciones cuando se agreguen tareas al proyecto", Acceder a los ajustes (privacidad, aquí Privado), la lista Quién tiene acceso (Colaboradores de la tarea: Editor; usuario: Administrador del proyecto) y Copiar el enlace del proyecto. Verificado

14. Panel del proyecto

Pestaña Panel: widgets configurables con Agregar widget. Los observados: cuatro contadores (finalizadas, sin finalizar, con retraso, total; cada uno indica cuántos filtros usa), un gráfico de barras (sin finalizar por sección), una dona (por estado de finalización), un gráfico por responsable y una serie temporal (finalización a lo largo del tiempo). Verificado

15. Portafolios

Agrupan proyectos para ver su salud en una tabla (nombre, Estado, Encargado y un campo propio como Área técnica). Al crear uno se elige nombre, privacidad (p.ej. "Público para el dominio"), modo de acceso a los proyectos (compartir manualmente o con los miembros del portafolio) y vista predeterminada: Lista, Cronograma o Gestión de recursos. Pestañas del portafolio: Lista, Cronograma, Progreso, Gestión de recursos, Capacidad productiva, Mensajes. Verificado (La tabla de ejemplo de la pantalla es una demostración.)

16. Objetivos

Sección Estrategia → Objetivos. Pestañas: Mapa de estrategia, Objetivos de la empresa, Mis objetivos. Barra: Crear objetivo, organización/equipo (p.ej. javafs.com), Períodos: Todos. El mapa es un lienzo con zoom, captura y pantalla completa. Al crear un objetivo: Nombre (obligatorio), Encargado, Empresa o equipo responsable, Miembros (con notificación opcional), Período (p.ej. 4.° trim. AF26: 1 oct – 31 dic) y Privacidad (Público). Los ajustes de progreso se editan después. Verificado

17. Informes

Sección Estrategia → Informes: paneles que cruzan varios proyectos. Vienen prediseñados Mi impacto y Mi organización (más ejemplos como "Panel de ingeniería"). Usa los mismos widgets del panel del proyecto, pero con alcance de usuario u organización: "Mis tareas finalizadas / sin finalizar / con retraso / total", "Mis tareas sin finalizar por proyecto", "por estado de finalización de este mes", "Mis próximas tareas por creador esta semana", "Mis proyectos por estado". Admite Crear panel, Compartir y Ver como lista. Verificado

18. Recursos y capacidad

Sección Estrategia → Recursos: planificación de capacidad por persona, proyecto y mes (horas), para detectar sobrecargas. En la cuenta de prueba aparece como presentación con datos de ejemplo y botón "Contactar a Ventas": no se pudo operar. Verificado (la pantalla) · Documentación pública (el alcance: "gestión de recursos" dentro de un portafolio en Advanced y "capacidad en toda la organización" en Enterprise).

19. Capa de IA

Privacidad declarada por Asana: los socios de IA no usan datos de clientes para entrenar y los eliminan tras cada consulta. Documentación pública

20. Administración

Consola separada (ruta /admin/{org}) con tres secciones. Verificado

• Organización: nombre de la organización, dominios de email asociados (quién puede unirse) y acceso del administrador (lista de administradores).
• Facturación: detalles del plan, encargado de la facturación y contacto con Asistencia.
• Recursos: material de apoyo.

21. Planes

Fuente: página pública de precios. Documentación pública Tu cuenta: "Agentic Work Management – Prueba de Asana Advanced", 13 días restantes.

22. Ayuda y aprendizaje

El botón ? abre "Ayuda y puesta en marcha": buscador de artículos, tutoriales en video (Primeros pasos, La estructura de Asana), Ayuda con las funciones, Contactar a Asistencia, Declaración de privacidad, Aplicaciones e integraciones, Atajos del teclado, Descargar la aplicación de escritorio, y temas populares (Integraciones, Casos de uso recomendados, Capacitación en vivo, Academia Asana). Verificado

23. Modelo de datos

Organization 1─* User
Organization 1─* Team *─* User (TeamMember)
Organization 1─* Goal ─ GoalPeriod ;  Goal *─* (Project|Portfolio|Task|Goal)  (GoalLink)
Organization 1─* Portfolio *─* Project (PortfolioItem)
Team 1─* Project 1─* Section
Project *─* Task (TaskProject: section_id, position)   ◄── multi-pertenencia
Task 1─* Task (subtareas)        Task *─* Task (TaskDependency)
Task 1─* Comment · Attachment · TaskFieldValue ─ CustomField ─ CustomFieldSetting ─ Project
Project 1─* View · Rule · Form · StatusUpdate · ProjectMember
Dashboard 1─* Widget            User 1─* Notification
User 1─* Allocation ─ Project   Template (snapshot de proyecto)

24. Módulos y alcance por fases

25. Roles y permisos

26. Estados y reglas de negocio

• Estado del proyecto (verificado): En curso → En riesgo → Con retraso (más "completo/en pausa", propuesta). Cada cambio crea un StatusUpdate.
• Tarea: abierta → completada (completada_en). "Con retraso" = abierta con fecha de entrega pasada (se calcula, no se guarda).
• Secciones personales (Mis tareas): una tarea nueva asignada entra en "Asignadas recientemente".
• Dependencias: una tarea bloqueada por otra incompleta se marca; al completar la bloqueante se notifica al responsable (propuesta).
• Progreso de objetivo: promedio ponderado de los elementos enlazados o valor manual (propuesta).

27. Eventos y notificaciones

Implementación sugerida: cola de eventos (Redis) → generador de notificaciones → entrega en tiempo real (WebSocket) y por correo, con preferencias por usuario.

28. API sugerida

GET    /api/me                              GET/POST /api/projects
GET    /api/projects/:id                    PATCH/DELETE /api/projects/:id
GET/POST /api/projects/:id/sections         GET/POST /api/projects/:id/tasks
GET    /api/tasks/:id                       PATCH /api/tasks/:id      (campos, mover de sección)
POST   /api/tasks/:id/subtasks              POST /api/tasks/:id/dependencies
POST   /api/tasks/:id/comments              POST /api/tasks/:id/attachments
GET    /api/my-tasks                        GET /api/inbox?tab=activity|favorites|archive|mentions
GET    /api/search?q=&type=tasks|projects|…
GET/POST /api/portfolios (+ /:id/projects)  GET/POST /api/goals (+ /:id/links)
GET/POST /api/dashboards (+ /:id/widgets)   GET/POST /api/projects/:id/rules|forms|views
POST   /api/projects/:id/share              GET /api/templates   POST /api/projects/from-template
WS     /ws   (tareas, comentarios, notificaciones en tiempo real)
MCP    servidor MCP con las mismas operaciones (agentes e IAs externas)

29. Arquitectura recomendada

30. Hoja de ruta y criterios de aceptación

A. Mapa de rutas observadas

B. Lo que no se verificó

• Reglas de automatización, formularios, emails al proyecto, paquetes y tipos de tarea (solo se vio su entrada en el menú).
• Aprobaciones, seguimiento de tiempo, Tablas y Páginas.
• Secciones Agentes, Conocimientos y Personas del riel principal.
• API REST, webhooks, aplicación móvil y rendimiento.
• Recursos y parte de Objetivos (solo presentación comercial con datos de ejemplo).

C. Método de elaboración

Script de Playwright con sesión iniciada manualmente, recorrido en solo lectura de 17 pantallas, apertura de menús y paneles sin confirmar acciones, y lectura de 7 páginas públicas de asana.com. Código y capturas originales en projects/analizador. Las capturas de este manual tienen datos personales ocultados.